Ihr HR-Service versendet jeden Monat Hunderte von Gehaltsabrechnungen per Post. Papier, Umschläge, Porto, Ablage: Der Prozess benötigt Zeit und Budget für ein Ergebnis, das der Mitarbeiter in einer Schublade verstaut (oder verliert).
Die digitale Gehaltsabrechnung beseitigt einen Großteil dieser Ärgernisse, vorausgesetzt, es wird ein präziser rechtlicher Rahmen eingehalten. Arkevia, ein digitales Tresor, der von vielen französischen Unternehmen genutzt wird, positioniert sich in diesem Bereich. Die Konformität beschränkt sich nicht darauf, einen Dienstleister auszuwählen: Sie trägt die direkte Verantwortung des Arbeitgebers.
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Verantwortung des Arbeitgebers gemäß DSGVO gegenüber dem Anbieter des digitalen Tresors
Die meisten Artikel zur Digitalisierung beschreiben die gesetzlichen Verpflichtungen, ohne zu präzisieren, wer das Risiko im Falle eines Versäumnisses trägt. Die überarbeiteten CNIL-Richtlinien zu digitalen Tresoren und HR-Lösungen betonen jedoch einen entscheidenden Punkt: Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für die Einhaltung der Rechte der Mitarbeiter, auch wenn ein Dienstleister wie Arkevia die Speicherung verwaltet.
Konkret agiert Arkevia als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Das Unternehmen behält den Status des Verantwortlichen für die Verarbeitung. Das bedeutet, dass Anfragen auf Löschung, Datenübertragbarkeit oder Einschränkung des Zugriffs, die von einem Mitarbeiter gestellt werden, vom Arbeitgeber und nicht vom Dienstleister bearbeitet werden müssen.
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Diese Aufteilung muss im Dienstleistungsvertrag formalisiert und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Unternehmens vermerkt werden. Eine detaillierte Datei, die den anwendbaren Rahmen für die e-Gehaltsabrechnungen von Arkevia auf 225 Business erklärt, zeigt, wie sich diese Trennung der Rollen in der täglichen Praxis der Lohnbuchhaltungsdienste auswirkt.
Warum verdient dieser Punkt Ihre Aufmerksamkeit? Weil im Falle einer CNIL-Kontrolle oder eines arbeitsrechtlichen Streits das Fehlen einer vertraglichen Formalisierung die gesamte Digitalisierung in Frage stellen kann. Der Dienstleister stellt das Werkzeug zur Verfügung, aber die rechtliche Konformität liegt in Ihrer Verantwortung.
Information des Mitarbeiters: das Risiko der Nichtigkeit der Übergabe der Gehaltsabrechnung
Seit dem Arbeitsgesetz von 2016 und dessen Anwendungsdekret, das 2017 in Kraft trat, kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung standardmäßig in elektronischer Form übergeben. Der Mitarbeiter hat ein Widerspruchsrecht, ohne seinen Ablehnungsgrund angeben zu müssen.
Sie denken vielleicht, dass das Ankreuzen eines Kästchens in einer HR-Software ausreicht, um Ihre Mitarbeiter zu informieren. Das ist nicht der Fall. Mehrere arbeitsrechtliche Urteile aus den Jahren 2023 und 2024 haben die Nichtigkeit der digitalen Übergabe festgestellt, wenn die Informationen unzureichend waren. Die von den Richtern angeführten Gründe bezogen sich auf drei wiederkehrende Mängel:
- Das Fehlen klarer Informationen über den verwendeten digitalen Tresor (Name des Dienstleisters, Zugangsmodalitäten, Sicherheitsgarantien)
- Das Fehlen einer ausdrücklichen Angabe zur Dauer der Aufbewahrung und zur zeitlichen Zugänglichkeit der Dokumente
- Die Unterlassung, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, die Digitalisierung jederzeit abzulehnen
In diesen Fällen haben die Gerichte entschieden, dass die Gehaltsabrechnung nicht gültig übergeben wurde. Die Konsequenzen reichten von Nachzahlungen bis hin zu Schadensersatz.
Vollständige Informationen für jeden Mitarbeiter erstellen
Das Informationsschreiben oder die E-Mail, die vor der ersten digitalen Übergabe an den Mitarbeiter gesendet wird, muss mindestens den Namen der gewählten technischen Lösung, die Zugangsbedingungen zum Tresor, die Dauer der Aufbewahrung (das Gesetz verlangt eine Verfügbarkeit von fünfzig Jahren oder bis zum 75. Lebensjahr des Mitarbeiters) und das Recht, ohne Angabe von Gründen zur Papierform zurückzukehren, enthalten.
Ein einfacher Absatz in der Betriebsordnung ersetzt keine individuelle Benachrichtigung. Die jüngsten Gerichtsurteile zeigen, dass die Richter den tatsächlichen Inhalt der übermittelten Informationen prüfen, nicht nur deren formale Existenz.
Dauer der Aufbewahrung und technische Anforderungen des Arkevia-Tresors
Das Arbeitsgesetz legt präzise Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Gehaltsabrechnungen fest. Drei Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein:
- Integrität: Das Dokument darf nach der Ablage nicht verändert werden. Ein einfaches PDF, das per E-Mail gesendet wird, erfüllt diese Anforderung nicht, da nichts garantiert, dass es nicht verändert wurde
- Vertraulichkeit: Nur der betroffene Mitarbeiter (und autorisierte Personen) dürfen auf das Dokument zugreifen. Die Verschlüsselung der Daten und die Abtrennung der persönlichen Bereiche sind erforderlich
- Verfügbarkeit: Der Mitarbeiter muss jederzeit auf seine Gehaltsabrechnungen zugreifen und diese herunterladen können, während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsdauer
Arkevia erfüllt diese drei Kriterien über einen sicheren persönlichen Bereich, der vom Mitarbeiter unabhängig von seiner vertraglichen Beziehung zum Arbeitgeber zugänglich ist. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, behält er den Zugang zu seinem digitalen Tresor und zu allen seinen Dokumenten.
Ein PDF per E-Mail hat keinen rechtlichen Wert als digitale Gehaltsabrechnung
Dieser Punkt wird oft angesprochen und verdient es, betont zu werden. Das Senden einer PDF-Datei als E-Mail-Anhang stellt keine Übergabe einer digitalen Gehaltsabrechnung dar, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Nur die Ablage in einem zertifizierten digitalen Tresor garantiert den rechtlichen Wert des Dokuments. Die E-Mail ermöglicht es nicht, weder die Integrität noch die Verfügbarkeit über fünfzig Jahre nachzuweisen.
Verordnung eIDAS 2 und Zukunft der Aufbewahrung sozialer Dokumente
Die europäische Verordnung eIDAS 2, die 2024 angenommen wurde, führt verstärkte Anforderungen an qualifizierte digitale Identitäten und Identitätsportfolios ein. Für Unternehmen, die einen digitalen Tresor nutzen, bedeutet dies, dass die Mechanismen zur Signatur und Aufbewahrung schrittweise an diese neuen europäischen Standards angepasst werden müssen.
Anbieter wie Arkevia müssen ihre Lösungen anpassen, um diese Identitätsportfolios zu integrieren. Für den Arbeitgeber bleibt die konkrete Auswirkung kurzfristig begrenzt, aber die Antizipation der eIDAS 2-Konformität vermeidet ein hastiges Migrationsprojekt in den kommenden Jahren.
Die digitale Gehaltsabrechnung ist kein einfacher Wechsel des Formats. Es ist ein rechtliches Engagement des Arbeitgebers hinsichtlich der Qualität der übermittelten Informationen an den Mitarbeiter, der Sicherheit der Speicherung und der Nachhaltigkeit des Zugangs zu den Dokumenten. Die Wahl von Arkevia oder einem anderen digitalen Tresor entbindet nicht von der Überprüfung jedes Gliedes in der Konformitätskette, vom DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bis hin zum individuellen Informationsschreiben.