Uw HR-service verstuurt elke maand honderden loonstroken per post. Papier, enveloppen, porto, archivering: het proces kost tijd en budget voor een resultaat dat de werknemer in een lade stopt (of verliest).
De gedigitaliseerde loonstrook lost een groot deel van deze irritaties op, mits er een nauwkeurig wettelijk kader wordt gerespecteerd. Arkevia, een digitale kluis die door veel Franse bedrijven wordt gebruikt, positioneert zich in deze niche. Naleving beperkt zich niet tot het kiezen van een leverancier: het brengt de directe verantwoordelijkheid van de werkgever met zich mee.
Aanvullende lectuur : Alles wat je moet weten over de regels voor de waarborgsom bij seizoensverhuur
Verantwoordelijkheid RGPD van de werkgever tegenover de leverancier van de digitale kluis
De meeste artikelen over digitalisering beschrijven de wettelijke verplichtingen zonder te verduidelijken wie het risico draagt in geval van tekortkomingen. De herziene richtlijnen van de CNIL over digitale kluizen en HR-oplossingen benadrukken echter een cruciaal punt: de werkgever blijft verantwoordelijk voor het respecteren van de rechten van de werknemers, zelfs wanneer een leverancier zoals Arkevia het opslaan beheert.
Concreet fungeert Arkevia als onderaannemer in de zin van de RGPD. Het bedrijf behoudt de status van verantwoordelijke voor de verwerking. Dit betekent dat verzoeken om verwijdering, overdraagbaarheid of beperking van toegang die door een werknemer worden ingediend, door de werkgever moeten worden behandeld, niet door de leverancier.
Lees ook : Begrijp de verschillen tussen motorreprogrammering stage 1 en stage 2: alles wat u moet weten
Deze verdeling moet worden vastgelegd in het dienstverleningscontract en worden opgenomen in het register van verwerkingen van het bedrijf. Een dossier dat het toepasselijke kader voor de e-loonstroken van Arkevia op 225 Business uitlegt, toont aan hoe deze scheiding van rollen zich vertaalt in de dagelijkse praktijk van de salarisadministratie.
Waarom verdient dit punt uw aandacht? Omdat in geval van een CNIL-controle of een arbeidsconflict, het ontbreken van contractuele formaliteiten de hele digitaliseringsprocedure ongeldig kan maken. De leverancier biedt de tool, maar de juridische naleving rust op uw schouders.
Informatie aan de werknemer: het risico van nietigheid van de overhandiging van de loonstrook
Sinds de Arbeidswet van 2016 en het uitvoeringsbesluit dat in 2017 in werking trad, kan de werkgever de loonstrook standaard elektronisch overhandigen. De werknemer heeft het recht om bezwaar te maken, zonder zijn weigering te hoeven motiveren.
U denkt misschien dat het aanvinken van een vakje in een HR-software voldoende is om uw medewerkers te informeren. Dat is niet het geval. Verschillende arbeidsrechtelijke uitspraken in 2023 en 2024 hebben de nietigheid van de gedigitaliseerde overhandiging bevestigd wanneer de informatie onvolledig was. De redenen die door de rechters werden aangevoerd, betroffen drie terugkerende tekortkomingen:
- Het ontbreken van duidelijke informatie over de gebruikte digitale kluis (naam van de leverancier, toegangsmethoden, veiligheidsgaranties)
- Het ontbreken van een expliciete vermelding van de bewaartermijn en de toegankelijkheid van de documenten in de tijd
- De omissie van de mogelijkheid voor de werknemer om op elk moment bezwaar te maken tegen de digitalisering
In deze zaken hebben de rechtbanken geoordeeld dat de loonstrook niet geldig was overhandigd. De gevolgen varieerden van het terugvorderen van salarissen tot schadevergoeding.
Een volledige informatie opstellen voor elke werknemer
De informatiebrief of e-mail die aan de werknemer wordt gestuurd vóór de eerste gedigitaliseerde verzending moet minimaal de naam van de gekozen technische oplossing, de toegangseisen tot de kluis, de bewaartermijn (de wet vereist beschikbaarheid gedurende vijftig jaar of tot de 75-jarige leeftijd van de werknemer) en het recht om zonder rechtvaardiging terug te keren naar het papieren formaat vermelden.
Een eenvoudige paragraaf in het huishoudelijk reglement vervangt geen individuele kennisgeving. De recente rechterlijke uitspraken tonen aan dat rechters de werkelijke inhoud van de verstrekte informatie onderzoeken, niet alleen het formele bestaan ervan.
Bewaartijd en technische vereisten van de Arkevia-kluis
De Arbeidswet stelt specifieke eisen aan de bewaring van elektronische loonstroken. Drie criteria moeten gelijktijdig worden vervuld:
- Integriteit: het document mag na de indiening niet worden gewijzigd. Een eenvoudig PDF-bestand dat per e-mail wordt verzonden, voldoet niet aan deze eis, omdat er niets garandeert dat het niet is gewijzigd
- Vertrouwelijkheid: alleen de betrokken werknemer (en bevoegde personen) mag toegang hebben tot het document. Gegevensversleuteling en isolatie van persoonlijke ruimtes zijn vereist
- Beschikbaarheid: de werknemer moet op elk moment zijn loonstroken kunnen inzien en downloaden, gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn
Arkevia voldoet aan deze drie criteria via een beveiligde persoonlijke ruimte die toegankelijk is voor de werknemer, ongeacht zijn contractuele relatie met de werkgever. Als de werknemer het bedrijf verlaat, behoudt hij toegang tot zijn digitale kluis en al zijn documenten.
Een PDF per e-mail heeft geen juridische waarde als gedigitaliseerde loonstrook
Dit punt komt vaak terug en verdient het om benadrukt te worden. Het verzenden van een PDF-bestand als bijlage bij een e-mail vormt geen geldige overhandiging van een gedigitaliseerde loonstrook volgens de wet. Alleen de indiening in een gecertificeerde digitale kluis garandeert de juridische waarde van het document. De e-mail kan noch de integriteit, noch de beschikbaarheid gedurende vijftig jaar bewijzen.
Verordening eIDAS 2 en de toekomst van de bewaring van sociale documenten
De Europese verordening eIDAS 2, aangenomen in 2024, introduceert versterkte eisen rond gekwalificeerde digitale identiteiten en identiteitsportefeuilles. Voor bedrijven die een digitale kluis gebruiken, betekent dit dat de mechanismen voor ondertekening en bewaring geleidelijk moeten worden afgestemd op deze nieuwe Europese normen.
Leveranciers zoals Arkevia zullen hun oplossingen moeten aanpassen om deze identiteitsportefeuilles te integreren. Voor de werkgever blijft de concrete impact op korte termijn beperkt, maar het anticiperen op de naleving van eIDAS 2 voorkomt een overhaaste migratie in de komende jaren.
De gedigitaliseerde loonstrook is geen eenvoudige wijziging van het medium. Het is een juridische verplichting van de werkgever met betrekking tot de kwaliteit van de informatie die aan de werknemer wordt verstrekt, de veiligheid van de opslag en de duurzaamheid van de toegang tot de documenten. Het kiezen van Arkevia of een andere digitale kluis ontslaat niet van de verplichting om elke schakel in de keten van naleving te controleren, van het RGPD-onderaannemingscontract tot de individuele informatiebrief.